Klauzula informacyjna RODO
Wersja 1.0, obowiązuje od 3 listopada 2026 r.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy:
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest GSP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Janiszowska 25/9, 02-264 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000668268, NIP 5223086107, REGON 366782192 (dalej: GSP).
2. Kontakt w sprawach danych osobowych
GSP nie wyznaczyła inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązana. Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych jest Victor Mikołajczyk, e-mail: biuro@hmodular.com, lub pisemnie na adres siedziby.
3. Jakie dane przetwarzamy
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, zapasowy e-mail, telefon;
- dane konta: hasło (wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu), język, rola, zespół;
- ewidencja czasu pracy: godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, odliczenia, nadgodziny, komentarze, prośby o korektę;
- lokalizacja w chwili rozpoczęcia i zakończenia pracy: współrzędne GPS, dokładność pomiaru, odległość od miejsca pracy, wybrane miejsce lub zlecenie;
- przy logowaniu z innego miejsca: opis miejsca, powód oraz zdjęcie miejsca, jeśli je dodasz;
- dane rozliczeniowe wprowadzane przez GSP: rodzaj umowy, stawka lub wynagrodzenie, parametry podatkowe i składkowe;
- dane techniczne: adres IP, data i godzina logowania, dziennik zmian.
Aplikacja nie śledzi lokalizacji w ciągu dnia. Lokalizacja jest pobierana wyłącznie w chwili naciśnięcia przycisku rozpoczęcia lub zakończenia pracy.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Prowadzenie ewidencji czasu pracy i rozliczenie wynagrodzenia pracowników na umowie o pracę | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 149 i art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy |
| Potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8a i 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę |
| Rozliczenie godzin z osobami współpracującymi na podstawie umowy B2B | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
| Sprawdzenie lokalizacji przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy, w celu organizacji pracy i prawidłowego rozliczenia czasu pracy | dla pracowników: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22³ § 4 Kodeksu pracy; dla pozostałych osób: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes GSP: rzetelne rozliczenie godzin i miejsca wykonania pracy) |
| Opis i zdjęcie przy logowaniu z innego miejsca | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (weryfikacja miejsca wykonania pracy) |
| Prowadzenie konta, bezpieczeństwo, dziennik zmian, wysyłka potwierdzeń e-mail | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Wewnętrzna analiza kosztów pracy według zespołów, projektów i kategorii | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa) |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Nie przetwarzamy danych na podstawie zgody. Podanie danych jest wymogiem ustawowym (ewidencja czasu pracy, potwierdzanie godzin zlecenia) lub umownym. Bez nich nie można korzystać z aplikacji ani rozliczyć pracy.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie GSP: dostawcy hostingu aplikacji (Replit, Inc., USA, wraz z dostawcami infrastruktury chmurowej), dostawcy poczty e-mail używanej przez GSP, Google (przechowywanie raportów na Dysku Google), biuru rachunkowemu obsługującemu GSP. Dane mogą być udostępniane organom uprawnionym na podstawie przepisów (np. PIP, ZUS, KAS).
6. Przekazywanie danych poza EOG
Dostawcy hostingu i usług Google mogą przetwarzać dane w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres z pkt 2.
7. Okres przechowywania
- ewidencja czasu pracy i dane rozliczeniowe pracowników na umowie o pracę: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy);
- ewidencja godzin osób na umowie zlecenie i B2B: do upływu okresów przedawnienia roszczeń oraz zobowiązań podatkowych i składkowych, nie dłużej niż 10 lat od końca roku, w którym zakończyła się współpraca;
- zdjęcia z logowań z innego miejsca: 24 miesiące, potem są automatycznie usuwane;
- dziennik logowań i zmian: tak długo jak ewidencja, której dotyczy;
- konto nieaktywowane: do 6 miesięcy od rejestracji.
8. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia (w zakresie, w jakim nie mamy obowiązku ich przechowywania), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Kopię swoich danych możesz pobrać sam w aplikacji (Konto > Pobierz moje dane).
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Zautomatyzowane decyzje
Aplikacja automatycznie oznacza dni wymagające sprawdzenia (np. logowanie z innego miejsca, brak przerwy). Nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne. Każdą decyzję podejmuje człowiek (kierownik lub GSP). Nie prowadzimy profilowania.
10. Źródło danych
Dane pochodzą od Ciebie (rejestracja, logowania do pracy). Dane rozliczeniowe pochodzą z dokumentacji GSP.