Zasady ewidencji czasu pracy i przerw

Wersja 1.0, obowiązuje od 3 listopada 2026 r. Wydawca: GSP Sp. z o.o., ul. Janiszowska 25/9, 02-264 Warszawa.

1. Kogo dotyczą

Zasady dotyczą wszystkich osób wykonujących pracę lub usługi dla GSP i korzystających z aplikacji Stempel, bez względu na rodzaj umowy (umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa B2B).

• Pracownicy na umowie o pracę: zasady uzupełniają regulamin pracy i umowę o pracę. Niepłatna przerwa z pkt 4.2 obowiązuje na podstawie art. 141 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z postanowieniem regulaminu pracy lub umowy o pracę. Dokument stanowi także informację o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu lokalizacji (art. 22³ § 4 w zw. z art. 22² § 6 Kodeksu pracy).
• Zleceniobiorcy: zatwierdzona karta dnia i miesięczne zestawienie stanowią potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
• Osoby współpracujące B2B: ewidencja służy do rozliczenia godzin wskazanych na fakturze, zgodnie z umową.

2. Rozpoczęcie i zakończenie pracy

1. Po przybyciu do miejsca pracy naciśnij Rozpocznij pracę. Po zakończeniu pracy naciśnij Zakończ pracę.
2. Logujesz się wyłącznie na własnym koncie i tylko za siebie. Logowanie za inną osobę jest zabronione.
3. Godziny zapisuje serwer w chwili naciśnięcia przycisku. Nie można ich wpisać ręcznie.

3. Sprawdzanie lokalizacji

1. Przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy aplikacja jednorazowo pobiera lokalizację telefonu (za Twoją zgodą w przeglądarce). W ciągu dnia lokalizacja nie jest pobierana.

2. Każde miejsce pracy ma wyznaczony obszar (punkt i promień), np. fabryka w Brzozówce, domy Las Papiernia.

3. Jeśli lokalizacja nie pasuje do żadnego miejsca pracy, aplikacja zapyta, czy jesteś w pracy. Jeśli tak, wybierz:

   • Dziś praca w innym miejscu: podaj miejsce lub nazwę zlecenia;
   • Problem techniczny: jesteś w miejscu pracy, ale telefon pokazuje inną lokalizację;

   i dodaj zdjęcie miejsca lub krótki opis. Logowanie zostanie zapisane jako zdalne, z odległością od najbliższego miejsca pracy.

4. Na zdjęciu fotografuj miejsce pracy, nie ludzi.

5. Zabronione jest fałszowanie lokalizacji (np. aplikacje do zmiany GPS).

4. Przerwy

4.1 Przerwy płatne

Jeżeli dobowy czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin, przysługuje przerwa 15 minut, wliczana do czasu pracy. Gdy czas pracy przekracza 9 godzin, przysługuje druga taka przerwa, a gdy przekracza 16 godzin, trzecia (art. 134 Kodeksu pracy). Przerwy te są płatne i nie są odliczane.

4.2 Niepłatna przerwa obiadowa

W dniu, w którym czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy wynosi co najmniej 6 godzin, obowiązuje 30-minutowa przerwa obiadowa, która nie jest wliczana do czasu pracy i nie jest płatna. Aplikacja odlicza ją automatycznie przy zakończeniu dnia.

Jeżeli danego dnia przerwa obiadowa nie została wykorzystana, zaznacz to przy zatwierdzaniu dnia. Dzień zostanie oznaczony do sprawdzenia przez kierownika, który może poprosić o wyjaśnienie.

4.3 Inne odliczenia

Przy zatwierdzaniu dnia aplikacja zapyta o inne odliczenia (np. dłuższa przerwa, wyjście w sprawach prywatnych). Podaj liczbę minut i krótko opisz powód.

5. Zatwierdzenie dnia

1. Po zakończeniu pracy zobaczysz: początek, koniec, odliczoną przerwę i godziny do zapłaty.
2. Możesz dodać komentarz do dnia.
3. Po zatwierdzeniu dostajesz e-mailem potwierdzenie: godzinę rozpoczęcia, zakończenia i liczbę przepracowanych godzin. GSP dostaje pełny zapis dnia.

6. Zapomniane zakończenie pracy

O godzinie 18:00 osoby, które nadal mają rozpoczętą pracę, dostają przypomnienie. Jeśli praca skończyła się wcześniej, podaj rzeczywistą godzinę zakończenia. Zostanie to zapisane jako zdalne wylogowanie z adnotacją w raporcie.

7. Korekty

Nie możesz samodzielnie zmieniać zapisanych godzin. Jeśli godziny są nieprawidłowe, złóż w aplikacji prośbę o korektę: zaproponuj prawidłowe godziny i podaj powód. Kierownik zatwierdza lub odrzuca prośbę. Każda zmiana, także dokonana przez kierownika, jest zapisywana w dzienniku zmian z podaniem powodu i nie może zostać usunięta.

8. Nadgodziny

Praca ponad 8 godzin na dobę jest oznaczana w raporcie. Pracownicy na umowie o pracę wykonują pracę w godzinach nadliczbowych wyłącznie na polecenie przełożonego, na zasadach art. 151 i nast. Kodeksu pracy.

9. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych opisuje Klauzula informacyjna RODO.

10. Zmiany

O zmianach zasad informujemy w aplikacji i e-mailem. Zmiany dotyczące pracowników na umowie o pracę wprowadzane są w trybie przewidzianym w Kodeksie pracy.